Omgaan met telefonische bereikbaarheid

Je bent een succesvolle ondernemer en je bedrijf groeit snel. Inherent aan een snelgroeiend bedrijf is een stijging van het aantal (telefonische) klantcontacten. Op sommige momenten zijn het zoveel telefoontjes dat het personeel bijna niet meer toekomt aan de andere werkzaamheden. Hier moet je natuurlijk voor waken. Je werknemers worden er waarschijnlijk niet blij van en als de andere werkzaamheden erbij in schieten is dit niet goed voor de zaak. Je hebt aantal mogelijkheden in dit geval om toch goed bereikbaar te blijven. Een goede (telefonische) bereikbaarheid is namelijk van cruciaal belang vandaag de dag. Het maakt niet uit in welke branche je actief bent.

Deze telefoontjes kun je uiteraard zelf intern proberen op te vangen. Maar soms is het gewoon te veel. Een receptioniste of telefoniste aannemen kan dan een oplossing zijn. Deze kan zich de hele dag bezighouden met het beantwoorden van de telefoontjes. Hierdoor kan het overige personeel zich meer op de andere werkzaamheden concentreren. Een nadeel van zo’n telefoniste is dat ze de hele dat op kantoor zit en dus ook de hele dag uitbetaald moet worden, ook als het een dag heel rustig is qua telefoontjes. Als de drukte zich beperkt tot bepaalde momenten is het verstandiger om een extern bedrijf in te schakelen, zoals antwoordservice-telefoonservice. Op de momenten waarop er (onverwachte) drukte ontstaat kun je (een deel van) de telefoontjes doorschakelen naar het externe callcenter.

Het voordeel van zo’n antwoordservice is dat de inkomende telefoontjes altijd professioneel en kundig worden opgenomen. Dit zorgt voor een goed visitekaartje voor je bedrijf. Daarbij kan je vaak voor ruimere telefonische openingstijden kiezen. In de huidige tijd verlangen consumenten steeds meer van bedrijven en daar past een klantenservice die ’s avonds ook bereikbaar is goed bij. Daarbij zijn callcenters vaak flexibeler wat betreft het inzetten van personeel zodat een piek in klantcontacten beter kan worden opgevangen.